不適切な廃棄による業務情報の紛失について

お客様 各位

 この度、弊社の不注意で業務上知り得た情報を記載した書類を適切に処理せず通常のゴミとして処分し、
ごみ収集車からその一部が路上へ飛散したことによる業務情報の紛失事故が発生しました。
 弊社では、日頃より、業務情報の取り扱いにつきましては、細断や熔解など処理後に廃棄する様に図って
まいりましたが、このような事態を招き、お客様ならびに関係者の方々には多大なるご迷惑とご心配をおか
しましたことを深くお詫び申し上げます。
 以下に紛失しました情報の内容と、今回の経緯並びに今後の対応をご報告させていただきます。
 なお、紛失しました情報の内容と数は全て特定しており、現在のところ、不適切に廃棄処理した書類に記
載されていた情報による被害は確認されておりません。
 弊社では、本件を深く反省し、今後このような事態を起こさないよう再発防止に取り組んでまいります。

                                    2018年10月2日
                                    株式会社ケアコム
                                    代表取締役社長 池川充洋

1) 不適切破棄による紛失した業務情報の内容
 施行計画書
  1 平面図、設備設置など記載した図面類
  2 各部門の連絡先(名前及び電話番号)

2) 経緯
 弊社大阪の拠点から適切に処理されていない業務情報が記されている紙の資料を、一般ごみとして排出して
 しまいました。収集された紙の資料は、処理途中に収集車から路上へ飛散してしまいました。通りかかった
 人からの通報により飛散した書類は回収されましたが、回収できなかった資料がありました。

3) 発生後の対応
 1.応急対応
  紛失した業務情報に記載されていたお客様へのご報告と謝罪をさせていただきました。
 2.各所への報告/届出
  プライバシーマーク付与事業者として自社のホームページで今回の事例を公開します。
  また、プライバシーマークの審査機関への報告により、加盟している個人情報保護団体を通じて個人情報
  保護委員会へ本事例の報告を行います。

4) 原因
 業務情報を機密情報として取扱うべきことに関する従業員の理解の不足と分別意識の低さが、一般ごみへの
 廃棄を許し、それを排出すべきでないことを見逃した原因ととらえています。加えて、機密情報の処理に
 関して、分別する場所の指定や設備の確保等プロセスの整備も十分とは言えない状態だったと考えられます。

5) 再発防止への取り組み
 再発防止の一環として、全社に事例を公開して業務情報の取扱いについて再周知を図りました。加えて、
 発生した拠点では廃棄物に関するルールの見直しを行い、管理責任者による定期的な監査の実施を開始しま
 した。
 更に、全社従業員の機密として取扱うべき情報の知識と取扱い意識の向上のための教育ツールの開発と利用
 を計画し、他の支店を含めた運用状況の確認を強化致します。

6) 本件お問い合わせ先
 個人情報相談窓口
 電話番号 042-485-7111
 ファックス番号 042-485-7216

以 上